Com o Psychedelic Trance em constante crescimento no Brasil, não é difícil de se observar uma explosão de organizadores querendo gravar o seu nome no circuito trance do Brasil, mas ao mesmo tempo que cresce a quantidade de eventos, vemos uma grande quantidade de crew’s com grande potencial surgindo sem planejamento que acabam se endividando e por muitas vezes arrumam um grande problema.
Para ajudar você a evitar esse tipo de situação, vamos lhe dar 11 dicas preciosas.
Como fazer uma rave: Organizar uma rave bem-sucedida requer planejamento meticuloso, desde a escolha do local até a elaboração do line-up e a divulgação eficaz. É essencial ter um orçamento sólido, equipe qualificada e intervenções artísticas para criar uma experiência memorável para o público.
A Matéria a seguir são apenas sugestões. É aconselhável se fazer alguns cursos e procurar mais informações antes de investir qualquer valor em um evento. Agora vamos lá, a primeira dica não é uma dica é uma reflexão…
Por que você quer fazer uma festa?
Às vezes, queremos muito fazer uma festa, mas antes de decidir, avalie outras questões. Você investirá dinheiro, tempo (no mínimo 3 meses), paciência, uma equipe, enfrentará críticas e muitos imprevistos. Lembre-se de que fazer um evento é um investimento de alto risco. Se você ainda quiser prosseguir, veja as próximas dicas.
Tenha dinheiro
Você não acredita o tanto de pessoas que tentam começar uma festa e não têm capital de investimento, se você não tem dinheiro para investir e não tem um investidor, nem tente começar um evento. Há 95% de chance de dar errado. Não conte com portaria nem com entrada; tente iniciar o seu evento com pelo menos 70% pago e tenha dinheiro em caixa para lidar com qualquer imprevisto.
Planejamento
Na primeira parte do planejamento, você ou a Crew devem decidir que tipo de evento vocês farão: open air, indoor, específico de uma vertente ou até mesmo com todas. Defina quantas pessoas vocês querem na sua festa. Aconselho a fazer eventos pequenos de início para aprender o que fazer em diversas situações. Após isso, você precisa analisar qual público querem atingir.
Ache a data
Uma das coisas mais difíceis de se conseguir na comunidade Psychedelic Trance é uma data que não tenha conflitos com outras festas, especialmente em cidades como São Paulo e Belo Horizonte.
Orçamento
Aqui é onde começa a ficar quente as coisas, definir um orçamento parece fácil quando se está pensando que uma festa é…
Mas agora você irá perceber que não é bem assim, defina um valor máximo que o evento irá custar e faça uma divisão entre esses itens essenciais:
- Local
- Equipe (Faxineira, Segurança, Portaria, Bar, Som e Staff)
- Decoração
- Line Up (DJ’s)
- Intervenções artísticas
- Divulgação (O ideal é que 1/3 do valor do seu evento seja investido em divulgação, mas cada caso é um caso)
- Logística
- Alimentação da Equipe
- Gastos Extras (Esteja preparado, eles vão surgir)
Isso é só uma sugestão, cada evento exige um tipo de administração.
Local
Nesse momento já temos várias coisas do evento decididas: Data, orçamento, mas e o local? Se você já tem um local em mente, o reserve imediatamente. Mas se você não tem um local definido ainda e nem ideia de onde fazer, é uma das partes mais difíceis. Achar um local em algumas regiões é muito penoso, e quando você for alugar e falar que é para um evento de música eletrônica, muitas portas fecham para você. Esteja preparado e consulte sempre as documentações necessárias de cada município para realização do evento. Por conta dessas dificuldades, muitas crews optam por lugares já conhecidos que, por sua vez, ficam saturados. Não se esqueça que ir para uma boa festa em um local inédito é bom demais. Na hora de escolher um local, tente sempre pensar no acesso e de preferência para sítios que o público consiga chegar com o Waze/GoogleMaps.
Line – up
Isso aqui irá definir o rumo do seu evento. Hoje, com tantas festas e tantos line-ups repletos de atrações, qual será o seu diferencial? Pense que independentemente da quantidade de Head-Line, a sequência deve ter uma “História”. Não é só sair colocando cada DJ em qualquer horário. Quando você for fazer seu line-up, escute todos os DJ´s que você quer que toque, use e abuse do psychedelic e faça uma sequência lógica de DJs respeitando a sua vertente e progressão de BPM.
Divulgação
Entenda que não adianta só criar um evento na rede social com um nome legal, colocar o line-up e preço de entrada que fará seu evento bombar. Veja a quantidade de planejamento que você fez para chegar até aqui (Eu avisei que não era brincadeira), você não vai pecar na divulgação, né? Lembre-se: Não existe apenas o Facebook como forma de divulgação, o boca a boca ainda é muito eficaz, sites especializados como o Psychedelic também podem ser uma ótima alternativa. Lembre-se, assim como você, haverá outros eventos querendo o mesmo público que o seu. Essa é a hora de vender seu peixe. Tenha em mente que o line-up pode ser um diferencial, mas não é tudo.
Intervenções artísticas
Por favor, quando for fazer um evento, lembre-se de que o TRANCE É ARTE E CULTURA. Tente colocar alguma intervenção, invente uma ou contrate, mas coloque. É legal e cria uma experiência. Qualquer coisa pode ser uma intervenção, mas o legal é se você conseguir fazer intervenções durante o evento, relativo ao seu tema, isso fará com que o seu público tenha uma experiência completa no seu evento.
Durante o Evento
Se você tem em mente ir para sua festa para curtir, beber, e etc., tire seu cavalinho da chuva. Esse é o dia em que você mais vai trabalhar. Nesse dia, você precisa estar inteiro e o mais sóbrio possível. Lembre-se de que você é responsável por tudo o que está acontecendo ali, e você não quer que nenhuma situação saia do controle. Ter a cabeça fria é essencial. Não se esqueça da alimentação dos seus funcionários. Aconselho a contratar uma cozinheira e fornecer comida; sairá muito mais barato. (Inclua isso no seu planejamento inicial)
Pós Evento
Esquecida por muitas Crews, o pós evento é essencial. Você deve continuar relatando e mantendo informados os frequentadores do evento. A Crew, nesse momento, deverá manter a calma e estar preparada para todo tipo de crítica. Afinal, você trabalha com o público, e não é fácil dar uma experiência agradável a todos. Mas saiba receber as críticas negativas com respeito e as críticas positivas com o coração aberto. Se você fez alguma campanha de ajuda a alguma ONG, é a hora de mostrar que tem palavra e cumprir com sua promessa. Poste vídeos e fotos, isso trará mais confiança do público na Crew, que certamente irá repercutir na sua próxima edição.
Formação Profissional: Organizador de Eventos
Lembre-se de que a organização de eventos é uma atividade complexa que requer conhecimento e habilidades específicas. Para se destacar e evitar problemas, considere investir em sua formação como Organizador de Eventos. Cursos especializados estão disponíveis para ensinar como planejar e organizar todas as etapas e ações relacionadas a eventos públicos e privados, desde a concepção até o pré-evento, transevento e pós-evento. Essa formação pode fazer toda a diferença no sucesso do seu evento e na construção de uma carreira sólida nesse campo.
Esperamos que essas 11 dicas preciosas ajudem você a planejar e executar um evento de Psy Trance de sucesso. Lembre-se de que a revisão e a melhoria contínua são essenciais para garantir o êxito do seu empreendimento.
Desejamos a você muito sucesso em sua jornada como organizador de eventos de Psy Trance!
